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E立方如何保证在Excel服务器中填写数据规范

日期:2017-04-25 09:20  |  分类:最新资讯  |  人气:

Excel服务器保证数据填写质量、提高数据输入速度”。如果我们每个人在输入数据的时候,不按照一定的规则去填写,而是随心所欲,想填什么就填什么,那最后得到的数据就变得非常零乱、不一致,最终导致数据的可利用程度大大降低,甚至完全不能利用。可以说这样的系统是失败的。
       举例来说,例如《客户资料》中信用等级,我们要求填大写“A”、“B”、“C”三级,但有人可能就填写为“a”、“b”、“c”,甚至是“E”、“F”等等,我们没法控制。如例如省份,有的填“广东”,有的填“广东省”或者填“粤”,非常不一致。如果有一种机制,能让用户在给定的范围中选择相应的值,而不是手工输入,这样不但可以保证数据填写正确、一致,而且还可以减少敲键盘次数提高数据输入速度。在本系统中,该机制通过数据规范来加以实现。
       E立方管理系统提供的数据规范包括有:下拉选择、列表选择、树型选择、系统默认值和自动编号,其中下拉选择和树型选择根据数据的来源又可以分为来源固定值和来源数据表。下面我们开始逐一介绍。

下拉列表来源固定值

假如我们把客户的信用等级分为三个等级,分别是A、B、C,并把它定义成为数据规范。首先以管理员身份(例如admin)登录,并进入到系统管理控制台,如下图所示:

点击左边的“数据规范”,右边就会列出系统中所有的数据规范,如上图所示。因为到目前为止我们还没有定义过新的数据规范,所以现在我们看到的都是系统预定义的数据规范。点击“新增”按钮,出现如下窗体:


如上图所示,我们输入规范名称“客户信用等级”,作用方式选“下拉框选择”,数据来源选择“固定值”,然后点击“新增”,增加固定值A、B、C。另外,我们可以用“上移”与“下移”来调整固定值的位置,也可以“删除”和“停用/恢复”,停用的固定值不会在下拉框中出现。点击“确定”完成新增,如下图所示:

E立方有了数据规范,还需要把它跟相关的数据项目绑定后,才会发挥作用。下面我们用user0(《客户资料》模板的建立者)登录系统,然后打开《客户资料》模版,点击 报表设计 à 数据表管理,如下图所示:

出现模版数据表管理窗体,如下图所示:

选中“客户资料_主表”,点击“修改表”,出现数据表定义窗体,如下图所示:

如上图所示,给数据项目“信用等级”指定数据规范为“客户信用等级”。(注意:如果数据规范比较多不好选,可以点击,利用检索快速选择)
因为user0 没有被赋予填表权限,我们现在用gq登录,并进入《客户资料》的填表状态,如下图所示:


我们点击G5单元格,会发现出现一个下拉选择框,并且显示了数据规范“客户信用等级”的内容,我们可以从中选择一个,这时候如果我们想直接在G5中输入其它的值,例如“D”,系统就会马上给出警告,如下图所示:

这样就可以限制用户只能在规定的范围里选择合适的值了。
      
       Excel服务器来源数据表
下拉选择框的内容还可以来自某个数据表,从而实现了下选择框内容的动态显示。下面建立一个新的模版《地区表》,用来保存区域与相应省份/市的信息,其格式如下图所示:

显然,“区域”、“省份/市”和“层次编码”都是重复数据项目(明细表),但是系统要求任何模版必须要有单一数据项目(主表),那怎么办呢?这时我们会随意加入一个单一数据项目,关于单一数据项和重复数据项详细介绍,参考E立方管理平台知识库:
http://care-e.com/tips/如下图所示:

虽然这样是可以解决问题,但总感觉对《地区表》来说,“填写日期”应该是多余的,那还有更好的解决办法吗?办法是有的,那就是直接把模版的名称“地区表”作为一个单一数据项目,如下图所示:

由于我们是使用“地区表”所在的单元格(C2:E2)作为数据项目,其内容就是“地区表”,所以在填表时根本就不用理它,而只要输入“区域”、“省份/市”和“层次编码”就可以了。
下面我们看看如何这个定义单一数据项目,如上图所示,选中“地区表”(C2:E2),右击鼠标,点击设置单一数据项目,由于“地区表”(C2:E2)左边或者右边都没有文字,所以系统不能为其自动产生项目名称,而是用“项目1”代替,这时可以把它改为你想要的名字,例如改为“表明”,如下图所示:

象《地区表》这样的表是属于基础数据表,有一份既可,所以我们设上“唯一”。
接着设置重复数据项目,如下图所示:

其它的如权限等采用默认值即可。
接着输入数据,如下图所示:

由于格式中的重复区域只有7行,而数据有10行,所以在输入的过程中需要点击扩展数据行。另外,“层次编码”在后面讲解“树型选择规范”时才用到,在这里可以先不输。
       有了《地区表》后,我们下面就定义一个来源于改表的数据规范“地理区域”,首先以管理员身份(例如admin)登录,并进入到系统管理控制台,点击左边的“数据规范”节点,然后点击“新增”按钮,出现如下窗体:
 

如上图所示,我们输入规范名称“地理区域”,作用方式选“下拉框选择”,与上次不同的是数据来源选数据表,这时候,系统要求进一步选择数据来源于哪个表,显示的是那个项目(字段)的值,按哪个字段排序,是降序还是升序。
 
另外,我们还可以对数据进行过滤,点击“条件定义”按钮,出现如下窗体:

出现如下窗体:

在这里就可以设置过滤条件,过滤掉你不想要的数据。数据规范定义完后如下图所示:

有了数据规范“地理区域”后,还需要与相关字段进行绑定,下面我们就把它与《客户资料》
的“所属区域”进行绑定,如下图所示:

下面就是输入数据时候的效果:

这时候你可能已经注意到,在《地区表》中“区域”是有很多重复值的,但在下拉选择框里却没有重复值,原因是下拉框选择规范不允许有重复值,如果有重复值它会自动过滤掉,如上图所示。
 

E立方中的列表选择

       上面介绍了“下拉框选择”规范,如果数据是来源于数据表,当数据有很多时,在下拉框里去选择一个合适的值就变得非常困难了,这时候使用“列表选择”规范就是一个好的选择。下图就是一个列表选择窗体:

Excel服务器列表选择优如下特点:
a)         可以以多列的方式显示,让你可以更容易找到数据。
b)        可以点击任意列的标题进行排序,如上图所示,点击“省份”,其右边出现一个正三角,表示数据根据这一列按升序(汉字按拼音排序)进行排序,如果再点击一下就出现一个倒三角,则表示按降序进行排序了。如果按着“Ctrl”键然后点击,还可以取消排序,也就是三角符号不见了。
c)         可以对第一列进行增量实时搜索,如上图所示,如果你输入一个“广”字,它就会马上定位到有“广”字的第一条记录上,上图就是“广东”。
d)        有自动筛选功能。如果你设定了列表内容根据“所属区域”进行过滤的话,当你在报表的“所属区域”选择了“华南”,那么该列表的内容就会只显示“广东”和“广西”了。这样就缩小了搜索范围,从而提高了选择速度,还可以防止选错,例如你就不会选择了“上海”。
e)         可以指定默认返回哪一列的值。如上图所示,如果指定返回“省份”,那么当双击或者点击“确定”时,就会返回“广东”。
f)         当显示的数据项目超过一个时,还可以指定额外返回哪些字段的值(在绑定该数据规范的时候进行指定),并同时填入相应的地方,可以大大减少单据类模板的表间取数公式的数量,并提高了执行速度。
g)        支持模糊快速过滤,大大提高选择数据的速度,如果输入的过滤值有空格,
例如“A  B”,那就表示既含有A又含有B。
h)        支持多选。如下图所示:

从左到右的多选方式

打勾选择的方式

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